Textformatierung nennt man in der Textverarbeitung und anderen textorientierten Anwendungen der Datenverarbeitung die Beschreibung, wie einzelne Elemente des Textes grafisch dargestellt werden sollen. Erste Ansätze waren das Rich Text Format. Heutzutage bietet eine Fülle von Texteditoren zahlreiche Möglichkeiten.
Die Microsoft-Office-Pakete verwenden eine proprietäre Codierungen zur Textformatierung, die die Kompatibilität zu anderen Textprogrammen einschränkt.
Es gibt zahlreiche Alternativen wie das freie Austauschformat OpenDocument.
Die Programmierung einer Textformatierung beruht auf einem Regelsatz, der über gewisse Codes im Quelltext eines Textdokuments festlegt, mit welchen Attributen dieser Text dargestellt wird. Moderne Textverarbeitung beruht dabei auf WYSIWYG (what you see is what you get), also der grafischen Darstellung der ausgeführten Textformatierung – den Quelltext selbst bekommt der Benutzer heute kaum mehr zu sehen.
Textformatierung umfasst:
Hartes Formatieren ist die klassische Formatierung, die sich aus dem Schreiben auf der Schreibmaschine entwickelt hat. Formateinstellungen (Zeilenbreite, Tabulatorstopps, Zeilenabstände, Zeichenattribute wie Fett, Zeichenabstand und andere Attribute) werden eingestellt und die Schrift mit diesen Attributen auf der Schreibmaschine gedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt.
Wenn (früher) eine Schreibmaschine mit einem Zwischenspeicher und einer Anzeige ausgestattet war, konnten erweiterte Attribute wie etwa zentrierter Druck oder Blocksatz gewählt werden.
In der modernen Textverarbeitung können Zeichen oder Textstellen markiert werden, bei der sich neu gewählte Formate nur auf die zuvor markierten Textstellen auswirken.
Hartes Formatieren eignet sich üblicherweise für private Korrespondenz, wenig umfangreiche Dokumente und für Anwender mit geringem Fachwissen, da es in der Handhabung einfach ist und jeder Bearbeitungsschritt sofort sichtbar nachvollziehbar ist.
Typische Anwendungen für „hartes formatieren“ sind:
Weiches Formatieren ist das Arbeiten mit Formatvorlagen. Dazu werden Formatvorlagen angelegt (wahlweise für Seiten, Absätze, oder Text) und entweder beim Schreiben verwendet oder ein vorhandener Text mit dem Zuordnen einer bestehenden Vorlage formatiert. Alte Texte lassen sich schnell und einfach an ein geändertes Firmendesign anpassen. Bei einigen Programmen ist es sogar möglich, einen alten Text aufzurufen und wahlweise automatisch an die damit verknüpfte geänderte Standardvorlage (die im Vorlagendokument definiert ist) anzupassen. Auch innerhalb eines längeren Dokuments, wie dies bei Facharbeiten oder umfangreicheren Projektdokumentationen üblich ist, kann eine veränderte Vorlage auf einfachen „Knopfdruck“ hin alle Textpassagen verändern, die mit dieser Vorlage verknüpft sind.
Das weiche Formatieren gilt als heute übliche Form für professionelle Textformatierung. Es ist aber für einzelne Textpassagen und spontane Gestaltungsideen zu zeitaufwändig, da die Anlage und Verwaltung von Vorlagen mehr Zeit benötigt, als sich mit der einfachen Zuordnung in einer konkreten Situation einsparen lässt.
sind genau umgekehrt zur harten Formatierung, siehe oben
Typische Anwendungen für „weiches formatieren“ sind:
Dokumentenvorlagen, die weit über die eigentliche Textformatierung hinausgehen, ggf. auch mit verborgenen Funktionen, können Makroviren enthalten und damit den Computer oder die Daten der Nutzer gefährden. Der Dokumentenaustausch oder die Nutzung von Dokumentenvorlagen aus nicht vertrauenswürdigen Quellen stellt deshalb ein konkretes Sicherheitsrisiko dar. Die Ausführung von Makroelementen muss deshalb in der Regel vom Nutzer explizit freigegeben werden.
Vor der Durchdringung der Büros mit Textverarbeitungssystemen wurden Dokumente sofort, quasi in Echtzeit, auf Papier erstellt. Nachträgliche Veränderungen oder Anpassungen waren somit praktisch ausgeschlossen. Erst mit den Textspeichern war es möglich – auch mit der Schreibmaschine – bestimmte Formatierungseinstellungen zu speichern und auf Knopfdruck abzurufen. Feste Einstellungen wie der Papiereinzug sorgten für gleichmäßige obere und ggf. auch untere Ränder, Hervorhebungen, Briefkopfvordrucke ließen sich bei Oberklassegeräten halbautomatisch ausfüllen.
Textverarbeitungssysteme ermöglichten jedoch einen grundlegenden Konzeptwechsel. Während man bisher die Abstandszeilen und Tabulatorabstände für Briefköpfe und andere Normdokumente genau kennen und abzählen musste, wurde es nun möglich, mit Dokumentenvorlagen Rahmen, Tabulatorstopps und andere Gestaltungselemente festzulegen, die eine normgerechte Briefgestaltung fast ohne Fachwissen ermöglichen. Der Computer „weiß“, an welcher Position sich die Adresse befinden muss, um durch das genormte Adressfenster sichtbar zu sein, welcher Abstand die Betreffzeile zum oberen Rand haben soll und wie Einrückung oder Gegenüberstellungen zu formatieren sind. Formatiert wird nicht mehr in Echtzeit, sondern der Text wird nach Zweck und Inhalt klassifiziert und einer dazu vorgesehenen Formatvorlage zugeordnet.
Textformatierung wird in modernen, zumeist HTML-fähigen, Texteditoren auch über Formatvorlagen vermittelt, die einen Satz vordefinierter Formatierungsvorschriften umfassen, und durch direkte (harte) Formatierung überlagert werden können. In dieser Hinsicht arbeitet die Textverarbeitung mit denselben Prinzipien, mit denen Webdesign arbeitet, und die dort wahlweise in HTML/XML (und Varianten) direkt codiert, oder über CSS im Sinne einer Formatvorlage formatiert werden.
Der technologische Wandel spiegelt sich auch in der Geschichte der für die Textverarbeitung wesentlichen vom Deutschen Institut für Normung herausgegebenen Norm DIN 5008 wider. Während die Ausgabe von 1988 noch den Titel Regeln für Maschinenschreiben trug, trägt die Ausgabe von 2020 den Titel Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung und erwähnt die Schreibmaschine überhaupt nicht mehr.
